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Lo que usted de saber: ¿Libros de contabilidad físicos o electrónicos?



Con los cambios de la normativa contable en Colombia donde se implementa normas internacionales de contabilidad y de aseguramiento al 100% de la economía privada en el país, algunos temas anteriores sobre regulación contable parecieran tener alguna dificultad como los casos de la prueba contable en libros físicos o electrónicos.

Varios temas se revuelven acá.  Lo primero es que lo obligatorio en cuanto al registro de libros oficiales ante la Cámara de Comercio según el Decreto Ley 019 de 2012 que modificó el artículo 28 del Código de Comercio numeral 7) son “Los libros de registro de socios o accionistas, y los de actas de asamblea y juntas de socios”.

Igualmente, esta norma adicionó un inciso al artículo 56 del Código de Comercio donde consagró la posibilidad de llevar en archivos electrónicos todos los libros del comerciante.

De estas dos normas se puede concluir la posibilidad de tener unos libros electrónicos y no físicos que no implican el registro obligatorio ante la Cámara de Comercio tales como el libro diario, mayor y balances y el libro de inventarios, es decir lo que comúnmente denominamos libros de contabilidad oficiales, sin que se exija reglamentación al respecto.

Ahora bien, si mezclamos normativas sobre regulación y sobre libros (Política contable NIIF y teneduría de libros), en el año de transición existió una contabilidad oficial bajo normas locales, la cual deberá tener todo el soporte de prueba incluyendo los libros electrónicos y que también fue soporte para determinar bases fiscales hasta 2016 y una contabilidad bajo NIIF que tenía el carácter de informativa pero que no era ante terceros información oficial. Igualmente las dos podrían sustentarse en archivos electrónicos, solo que una fue oficial ante terceros y la otra fue informativa.

Por otro lado el responsable de la información financiera y de negocios incluyendo la contabilidad sigue siendo la administración de la empresa y por tanto de acuerdo a instrucción escrita del representante legal, puede determinarse libros físicos o libros electrónicos.

El artículo 12 de la Ley 527 de 1999 estableció las siguientes condiciones de conservación de los libros electrónicos: 1- Que la información que contenga sea accesible para su posterior consulta, 2- Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato que se haya generado, 3- Que permita determinar el origen, la fecha y hora en que fue producido el documento.

A partir de 2017 existirán libros oficiales de contabilidad con regulación bajo NIIF y tendremos otra reglamentación sobre las conciliaciones fiscales exigidas por Ley 1819 de 2016 que eventualmente podría tener incidencia por sanciones como una irregularidad en la contabilidad de conformidad con el artículo 771-2 del Estatuto Tributario.

Cordialmente,


GABRIEL VASQUEZ TRISTANCHO
Columnista Vanguardia Liberal
Tax Partner – Baker Tilly
E-mail: gvasquez@bakertillycolombia.com
Bucaramanga, 6 de Junio de 2017

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