Con
los cambios de la normativa contable en Colombia donde se implementa normas
internacionales de contabilidad y de aseguramiento al 100% de la economía
privada en el país, algunos temas anteriores sobre regulación contable
parecieran tener alguna dificultad como los casos de la prueba contable en
libros físicos o electrónicos.
Varios
temas se revuelven acá. Lo primero es que lo obligatorio en cuanto al
registro de libros oficiales ante la Cámara de Comercio según el Decreto Ley
019 de 2012 que modificó el artículo 28 del Código de Comercio numeral 7) son
“Los libros de registro de socios o accionistas, y los de actas de asamblea y
juntas de socios”.
Igualmente,
esta norma adicionó un inciso al artículo 56 del Código de Comercio donde
consagró la posibilidad de llevar en archivos electrónicos todos los libros del
comerciante.
De
estas dos normas se puede concluir la posibilidad de tener unos libros
electrónicos y no físicos que no implican el registro obligatorio ante la
Cámara de Comercio tales como el libro diario, mayor y balances y el libro de
inventarios, es decir lo que comúnmente denominamos libros de contabilidad
oficiales, sin que se exija reglamentación al respecto.
Ahora
bien, si mezclamos normativas sobre regulación y sobre libros (Política
contable NIIF y teneduría de libros), en el año de transición existió una
contabilidad oficial bajo normas locales, la cual deberá tener todo el soporte
de prueba incluyendo los libros electrónicos y que también fue soporte para
determinar bases fiscales hasta 2016 y una contabilidad bajo NIIF que tenía el
carácter de informativa pero que no era ante terceros información oficial.
Igualmente las dos podrían sustentarse en archivos electrónicos, solo que una
fue oficial ante terceros y la otra fue informativa.
Por
otro lado el responsable de la información financiera y de negocios incluyendo
la contabilidad sigue siendo la administración de la empresa y por tanto de
acuerdo a instrucción escrita del representante legal, puede determinarse
libros físicos o libros electrónicos.
El
artículo 12 de la Ley 527 de 1999 estableció las siguientes condiciones de
conservación de los libros electrónicos: 1- Que la información que contenga sea
accesible para su posterior consulta, 2- Que el mensaje de datos o el documento
sea conservado en el formato que se haya generado, 3- Que permita determinar el
origen, la fecha y hora en que fue producido el documento.
A
partir de 2017 existirán libros oficiales de contabilidad con regulación bajo
NIIF y tendremos otra reglamentación sobre las conciliaciones fiscales exigidas
por Ley 1819 de 2016 que eventualmente podría tener incidencia por sanciones
como una irregularidad en la contabilidad de conformidad con el artículo 771-2
del Estatuto Tributario.
Cordialmente,
GABRIEL
VASQUEZ TRISTANCHO
Columnista Vanguardia Liberal
Tax Partner – Baker Tilly
E-mail: gvasquez@bakertillycolombia.com
Bucaramanga, 6 de Junio de 2017
Columnista Vanguardia Liberal
Tax Partner – Baker Tilly
E-mail: gvasquez@bakertillycolombia.com
Bucaramanga, 6 de Junio de 2017
